En términos generales, el mantenimiento se refiere al conjunto de técnicas destinadas a conservar equipos e instalaciones en servicio durante el mayor tiempo posible y con el máximo rendimiento. Cuando se habla de mantenimiento mecánico, es importante cumplir con la noción básica del mantenimiento: conservar, preservar, vigilar el correcto funcionamiento de algún activo. Al transcurso de los años, el mantenimiento ha tomado diferentes bases de aplicación sostenidas de metodologías relacionadas con el desempeño del activo, combinando y fomentando el uso de la tecnología en la aplicación de tareas a realizar llevadas a cabo dentro del plan, contemplando las distintas problemáticas que se puedan presentar tanto para el mantenimiento preventivo como correctivo.
Hoy en día existe gran cantidad de talleres de mecánica automotriz que brindan un servicio sin contar con una buena estructura de gestión por etapas de los procesos y tareas a realizar, de forma que el orden y rutinas de servicio de un verdadero plan de mantenimiento no se realizan a cabalidad. Adicionalmente, en América latina se debe contar con un cuidado de los vehículos más minucioso que en otras regiones, esto principalmente por razones económicas, ya que el costo de reposición de un vehículo es más elevado. Por ello, la duración y funcionalidad dependen de un mantenimiento adecuado y en los períodos adecuados, de forma que no se comprometan los diferentes sistemas del automóvil.
La importancia de tener una estrategia derivada de un plan de gestión del mantenimiento, con métodos y procesos adecuados se centra en la vinculación del sistema administrativo de la organización y la mezcla de actividades técnicas para mantener los activos automotrices en cuestión. Esta vinculación debe de coincidir con el carácter estratégico de la empresa, cuya finalidad principal es la de reducir el tiempo de paradas y reparaciones, así como garantizar el correcto funcionamiento de las unidades. Incorporar herramientas y técnicas de mejora continua dentro de las tareas de mantenimiento impacta positivamente en la mejora de los procesos organizacionales, llevando a un aumento de competitividad en el servicio prestado.
Fundamentos del Mantenimiento
Un programa o plan de mantenimiento tiene como objetivo poder mantener en perfecto estado de funcionamiento la maquinaria para lograr su máximo rendimiento al mínimo costo. Un buen plan de mantenimiento provee una guía detallada de cada tipo de equipo y sus diversos sistemas y componentes; es decir, debe contar con una gama de manuales o catálogos para poder realizar cualquier actividad. En todo plan de mantenimiento debe de generarse un registro consecutivo de todo el trabajo mecánico y de servicio hecho base a un enfoque de alta consistencia en los activos. La investigación en gestión de instalaciones ha identificado que el mantenimiento es crucial para extender la vida útil de los activos, además, el cumplimiento de los planes de mantenimiento preventivo reduce la cantidad de mantenimiento correctivo necesario, ya que los sistemas mecánicos contienen piezas con una “vida útil finita”.
La literatura identifica múltiples pasos para una implementación efectiva de un plan de mantenimiento, que a menudo se adaptan a alguna industria o actividad específica. Sin embargo, aunque existen diferentes convenciones de nomenclatura y adiciones particulares, en los planes de mantenimiento siempre están presentes cuatro pasos: identificación de problemas, planificación, programación y ejecución de mantenimiento.
Las rutinas de mantenimiento se engloban en 2 ramas principales: mantenimiento preventivo y correctivo. El mantenimiento preventivo es primordial para el buen desempeño una máquina, evitando que sus componentes tengan un desgaste prematuro mediante el remplazo o lubricación de sus partes. Este tipo de mantenimiento es programado mediante alguna rutina predefinida y las actividades principales se centran en limpieza, lubricación, el recambio programado de piezas y ajustes varios al equipo. A la vez, permite detectar y corregir el origen de posibles fallas.
Primeramente, se contaba con la iniciativa de aplicar solo mantenimientos correctivos, esto quiere decir, que se llevaba el activo evaluado hasta el punto de falla, aplicando así un mantenimiento correctivo total.
Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador (GMAO)
El uso de la tecnología (software) facilita el orden de trabajo y el correcto funcionamiento de un sistema de gestión de mantenimiento, para el control de la información del vehículo, esto mediante un registro detallado de su historial de tareas de mantenimiento y reparación, la aplicación de estas estrategias forman parte de un sistema de mantenimiento automotriz automatizado, el cual mejora los procesos de la organización y la planificación de mantenimientos preventivos, predictivos y correctivos. Es una herramienta que ayuda a gestionar de manera eficiente las tareas de mantenimiento preventivo y correctivo, el control de los activos y el seguimiento de los trabajos realizados. Básicamente, un GMAO utiliza una base de datos que contiene información sobre la empresa y sus operaciones de mantenimiento.
Con las nuevas tendencias enfocadas en gestión de mantenimiento, se busca contar con un control de mayor alcance en las tareas diarias cuya finalidad recae en los procesos de operación, buscando hacer más eficiente el trabajo. La aplicación de la tecnología facilita el orden del trabajo y el correcto funcionamiento del sistema, para un taller con relación a reparación automotriz, un software que controle la información gestionada del vehículo manejando un historial, ayuda a la corrección de posibles problemas y mantiene un buen estatus de mantenimiento. Algunas de las soluciones comerciales están enfocadas a mercados específicos (mantenimiento de flotas de vehículos, infraestructuras sanitarias, etc.), aunque también existen aplicaciones enfocadas al mercado en general.
Logística en el Mantenimiento de Vehículos
La logística y cadena de suministro son los motores que mantienen el flujo de bienes y servicios en cualquier empresa. La logística se encarga de mover y almacenar productos de manera eficiente, mientras que la cadena de suministro es el conjunto más amplio de actividades que abarca desde la adquisición de materias primas hasta la entrega del producto final al cliente. Por ejemplo, el transporte logístico es un componente clave dentro de la logística. Si gestionas una flota de vehículos, necesitas mantener un control riguroso sobre los costos de combustible y mantenimiento.
El concepto de logística y distribución se refiere al conjunto de actividades que permiten que los productos se muevan desde el almacén hasta el destino final. Uno de ellos es la importancia de la planificación. Sin una planificación adecuada, los productos pueden quedarse estancados en el almacén o no llegar a tiempo a su destino. Otro conocimiento clave es la optimización del almacenamiento. Entre los más importantes, encontramos la coordinación entre los proveedores, la gestión de inventarios, como el orden de los documentos tributarios, y el transporte eficiente. Si no gestionas bien el transporte de tus productos, corres el riesgo de retrasar la entrega o incrementar los costos de operación.
Una cadena de suministro eficiente no solo reduce los costos operativos, sino que también mejora la satisfacción del cliente. Gestionar correctamente la logística y la cadena de suministros impacta directamente en la rentabilidad de tu empresa. Este sistema abarca desde la administración de flota hasta el seguimiento de su rendimiento, pasando por el mantenimiento de los vehículos, la planificación de rutas eficientes y la capacitación de los conductores. Una buena gestión asegura que todos los vehículos operen al máximo rendimiento, mejorando los resultados de la empresa.
Beneficios de una Gestión Eficiente
- Planificar rutas eficientes: esto no solo ahorra tiempo, sino que también reduce el consumo de combustible y el desgaste de los vehículos.
- Programar mantenimiento preventivo: revisar el estado de los vehículos periódicamente asegura que operen siempre de la mejor manera posible.
- Mejora la eficiencia: planifica rutas más rápidas y asigna tareas.
Software de Gestión de Flotas
En la gestión moderna de flotas, ¡tener un software de gestión de flotas de transportes (como una app) trae beneficios! Los responsables de la gestión de flotas vehiculares deben considerar varios factores al elegir el software adecuado, incluyendo el tamaño y complejidad de su flota, las funcionalidades específicas necesarias para su operación, gastos fantasma como los costos de pórticos TAG y peajes y el presupuesto disponible. La elección del sistema correcto es crucial para el éxito de la gestión de flotas, ya que una herramienta adecuada puede ofrecer análisis detallados, reportes en tiempo real, y sugerencias de optimización basadas en datos precisos.
Caso de Estudio: Euro Rent a Car
El caso de Euro Rent a Car, una de las principales compañías de alquiler de vehículos en Chile, es un claro ejemplo de los riesgos asociados a confiar en un proveedor que no cumple con los estándares de calidad y precisión necesarios. La empresa había decidido cambiar su proveedor de control de cobros TAG y peajes para flotas de vehículos, optando por una empresa competidora en lugar de SmartReport, su proveedor histórico. Sin embargo, esta decisión resultó en un aumento en los costos operativos, TAG y peajes, que comenzó a afectar negativamente a las finanzas de la compañía. Al percatarse de este problema, Euro Rent a Car realizó un benchmark comparativo entre su actual proveedor y SmartReport, con el objetivo de analizar la eficiencia y la rentabilidad de ambos servicios.
Los resultados del análisis fueron contundentes: el proveedor actual generaba una pérdida de casi el 50% en concepto de control de costos TAG y peajes, mientras que SmartReport demostró una precisión superior al 95% en sus estimaciones. La decisión de Euro Rent a Car de volver a confiar en SmartReport como su principal proveedor de servicios de control de flotas, TAG y peajes, fue una elección acertada y basada en la experiencia y la calidad del servicio ofrecido por la empresa. La lección que podemos extraer de este caso es la importancia de seleccionar cuidadosamente a los proveedores de servicios para la gestión de flotas, ya que no todos cuentan con la precisión y la eficiencia necesarias para garantizar el éxito de tu negocio.
Desarrollo de un Plan de Gestión de Mantenimiento Computarizado (GMAO)
El presente estudio desarrolla un plan de gestión de mantenimiento computarizado (GMAO) para vehículos que tiene como objetivo mejorar capacidades específicas (competitividad y servicio al cliente) a un taller automotriz. El plan de mantenimiento se apoya de una metodología de 5 fases en las cuales se evalúa a la organización y se adaptan procesos y técnicas para el mantenimiento preventivo y correctivo realizado a las unidades automotrices. Se estandarizan tareas de buenas prácticas. Se reorganiza la estructura del servicio ofrecido con el desarrollo de un software para gestión de mantenimiento (GMAO) que se implanta en las tareas ejecutadas a flotillas comerciales, tanto en mantenimiento preventivo como correctivo. Como resultado, el grado de utilización de las instalaciones es mayor al 70% y los porcentajes de absentismo, inactividad y trabajo improductivo están ente 5 y 10%.
Metodología de Trabajo (5 Fases)
Para dar solución a este problema, a finales del año 2022 se implementó una estructura de procesos y técnicas de mantenimiento estandarizadas, basadas en una combinación de instrucciones genéricas y rutinas a partir de las recomendaciones de los fabricantes de automóviles. La metodología de trabajo para atender esta problemática consta de 5 fases:
Fase 1: Análisis del Lugar de Trabajo
En esta fase se busca realizar un análisis del lugar de trabajo, cuya finalidad es conocer de cerca las razones por las que la organización ha experimentado ciertos problemas. El estudio primordial del activo en cuestión destaca las etapas de servicio ofrecidas por la organización, de aquí se toman valores de importancia de estudio, los cuales deben ser documentados por qué formaran parte del desarrollo de las técnicas a mejorar dentro de las acciones realizadas para cada operación en cada proceso. El primer paso de la fase 1 corresponde al conocimiento del servicio ofrecido por la organización, esto tiene como factor primario conocer el entorno y las técnicas aplicadas por la empresa. En el segundo paso, concerniente al estudio de las técnicas y procedimientos actuales, se visualizan y comprenden las técnicas de mantenimiento utilizadas por los encargados del servicio.
Fase 2: Selección de Principios del Mantenimiento
En esta fase, el paso inicial es la selección de principios del mantenimiento; en este sentido, una primera opción se referirá a seleccionar planes de mantenimiento de tipo genérico, es decir, aplicar fundamentos y técnicas de terceros o formular propias estructuras. Una segunda opción es a partir de las especificaciones del fabricante de las unidades automotrices a atender, o bien, una tercera alternativa es utilizar una combinación de ambos enfoques. Un segundo paso se refiere al listado de capacidades de servicio y criticidad de las tareas para identificar la capacidad de trabajo del taller en torno a 11 sistemas automotrices. El identificar la capacidad de servicio del taller se traducirá en rutinas de trabajo con diferentes niveles de detalle en el plan de mantenimiento. Aparte del listado de capacidades de servicio, es importante conocer el nivel de criticidad de cada rutina de mantenimiento. Para cada sistema del vehículo se realiza un análisis a partir de dos áreas: seguridad y medio ambiente e importancia del mantenimiento, otorgándose finalmente un nivel de criticidad para el sistema automotriz.
Adicional a los pasos 1 y 2, el paso 3 se refiere a complementar el plan de mantenimiento con principios y rutinas de mantenimiento adicionales que puedan atender posibles fallos comunes e incluirlos como buenas prácticas; estas actividades de mantenimiento adicional se agregan al plan de mantenimiento. Finalmente, el paso cuatro se refiere a definir planes de actividades de mantenimiento periódico. Para ello, se decidió crear una estructura con intervalos en múltiplos de cinco mil kilómetros de uso de las unidades automotrices, para coincidir con los planes de mantenimiento sugeridos por la mayoría de los fabricantes automotrices.
Fase 3: Requisitos del GMAO
Esta fase se refiere a los requisitos del GMAO a desarrollar como herramienta de gestión. Al ser esta una aplicación de uso muy particular, no se requieren todas las características de una solución informática comercial. En el paso 1 se definen los módulos a integrar en el sistema, que son los siguientes:
- Gestión de activos: Permite el registro y seguimiento de todos los activos (unidades automotrices). Proporciona información detallada sobre el historial de mantenimiento, vida útil, garantías y otros datos relevantes.
- Programación de mantenimiento: Permite la programación y asignación de tareas de mantenimiento preventivo y correctivo. Ayuda a definir rutinas de mantenimiento, planificar inspecciones y gestionar revisiones periódicas.
- Gestión de órdenes de trabajo: Facilita la creación, seguimiento y gestión de órdenes de trabajo relacionadas con tareas de mantenimiento.
El segundo paso se refiere a diseñar la arquitectura de la base de datos que almacenará la información del GMAO. Además, implica desarrollar una interfaz de usuario intuitiva y fácil de usar, que permita a los usuarios acceder y utilizar las funciones del GMAO de manera eficiente.
Fase 4: Implementación
En la fase de implementación, la dinámica y flujo de actividades se puede dividir en 3 pasos.
- Implementación de funciones principales: Se implantan las funciones principales del GMAO: gestión de activos, programación de mantenimiento, creación y seguimiento de órdenes de trabajo, generación de informes, etc.
- Pruebas exhaustivas: Realizar pruebas exhaustivas del GMAO para identificar y corregir cualquier error o problema de funcionamiento. Asegurarse de que todas las funciones del sistema funcionen correctamente y cumplan con los requisitos definidos.
- Implementación y capacitación: Proporcionar capacitación adecuada a los usuarios para asegurarse de que comprendan cómo utilizar el sistema de manera efectiva, maximizando su potencial.
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