Un programa de mantenimiento preventivo y correctivo de vehículos es esencial para garantizar la eficiencia y durabilidad de cualquier flota. La gestión adecuada de este programa puede optimizarse mediante el uso de herramientas como Excel, permitiendo un control detallado y una trazabilidad completa de cada intervención.
Gestión de Órdenes de Mantenimiento
La gestión de órdenes de mantenimiento es un componente crítico de cualquier programa de mantenimiento vehicular. A continuación, se detallan los aspectos clave de esta gestión:
- Generación de Avisos y Órdenes de Trabajo: Se debe permitir la generación de avisos de avería y órdenes de trabajo.
- Registro de Códigos Internos: Se requiere registrar el código interno de solicitud de reparación de avería que maneja el proveedor para realizar trazabilidad.
- Formulario de Impresión: Se requiere un formulario de impresión de la orden de mantenimiento correctivo que contenga reporte de tiempos estipulados y actividades para los contratistas en la orden de mantención.
- Registro del Trabajo Realizado: Se requiere poder registrar el trabajo realizado, tipo log.
- Creación de Órdenes de Trabajo y Subcontratación: Se requiere crear la orden de trabajo y el proceso de subcontratación.
- Manejo de Distintos Tipos de Órdenes: Se requiere manejar distintos tipos de órdenes (Preventivo, Correctivo, Servicios para dar soporte a otras áreas, solicitudes de clientes internos y externos, entre otros, tipo de orden de mantenimiento distinta).
- Actividades y Tareas Múltiples: El sistema permite crear una o más actividades para una misma OT. El sistema permite definir para cada actividad, una o más tareas.
- Asignación de Técnicos: Se requiere indicar en las actividades de una orden de mantenimiento los técnicos asignados y capacidad de HH de los mismos.
- Mantenimiento Pendiente o Pospuesto: Se requiere que el sistema tenga la opción de dejar un mantenimiento pendiente o pospuesto, obligando al usuario a tipificar el motivo por el cual no pudo ser realizado.
- Identificación de Mantenimientos Atrasados: Se requiere poder identificar los mantenimientos atrasados / abiertos / sin cerrar. El estado de los mantenimientos (atrasados, en proceso, u otro) debe ser fácilmente identificable en el listado de actividades.
- Control de Ejecución Real: Control de ejecución real de la tarea que queda pendiente ya sea mediante un status de usuario o la creación de una sub orden de la orden original u otra funcionalidad que permita el estándar de la solución.
- Sub Operaciones: Se requiere crear una sub operación para asignar más de un team de mantención con sus técnicos correspondientes.
- Campos Obligatorios y No Obligatorios: Se requiere gestionar campos obligatorio y no obligatorio en la orden de mantención.
- Estimado vs Real: Se requiere identificar en la orden de mantenimiento el estimado vs el real en cuanto a HH, repuestos, compras de materiales, servicios.
- Modificación de Fechas: Se requiere modificar la fecha de programación de la orden de mantenimiento (correctiva, preventiva, reparables) dependiendo de capacidad de HH, disponibilidad de materiales, disponibilidad de objetos técnicos.
- Identificación de Elementos en Falla: Se requiere indicar, al cerrar una OT correctiva, cuál fue el elemento en falla.
- Programación Semanal: Se requiere que el sistema permita la programación semanal de mantenimiento preventivo, correctivo de las diferentes áreas.
- Retroalimentación de la Orden de Mantenimiento: Se debe poder retroalimentar la orden de mantenimiento una vez ejecutadas las actividades de mantenimiento.
- Registro de Recursos Utilizados: La retroalimentación debe incluir el registro de los RRHH y materiales reales utilizados, y en base a ellos debe permitir realizar el costeo por OT.
- Actividades No Realizadas: En cuanto a la retroalimentación del detalle de actividades llevadas a cabo, el sistema debe permitir registrar las actividades no realizadas (a través de un mecanismo de check list u otro).
- Actividades Pendientes: Las actividades no ejecutadas deben registrarse como pendientes y ser adjuntadas en el próximo plan de mantenimiento o en la planificación semanal siguiente, dependiendo de cada caso.
- Trazabilidad de la OT: Se requiere poder visualizar la trazabilidad de la OT, respecto a los actores que participaron, tareas ejecutadas, insumos y HH utilizadas desde su apertura hasta su cierre.
- Identificación de la OT: Se requiere que las OT´s puedan identificarse en a lo menos en dos niveles, por ejemplo clase y tipo.
Además, es fundamental que el sistema permita la modificación o actualización de la información de actividades de mantenimiento que han sido predefinidas. También, se requiere que en la Orden de Mantenimiento se indique cuando la reparación de una avería es resuelta por el contratista (1er Nivel) y cuando es resuelta por personal de Metro (2do nivel, lo cual ocurre cuando el contratista no puede dar resolución).
Gestión de Mantenimientos Diferidos
Esto está relacionado con las operaciones que están asociados a una OT, la cual no se pueden cerrar si el trabajo no ha sido ejecutado y debe existir la posibilidad de identificar mediante un listado rápido para realizar su reprogramación. Por ejemplo de 10 actividades sólo se realizaron 7. Las tres faltantes deben ser listadas para volver reprogramar.
Asignación de Estados
Asignación de estados a las órdenes de trabajo, por ejemplo: programada, en ejecución, cerrada, etc.
Separación de Pautas de Mantenimiento
Separación de pautas de mantenimiento por tareas, por ejemplo: tarea 1, tarea2, etc. De una misma orden de trabajo.
Asociación de Órdenes a Sub-sistemas
Es necesario asociar las órdenes destinadas a un Sub-sistema, al Sistema que lo compone. Es decir, que las Ot's cuenten con niveles por ejemplo Sistema>>Sub-sistema>>Parte.
Registro de Kilometraje
Se requiere registrar en la OT, el kilometraje del tren al momento de la ejecución del mantenimiento (Puede ser mediante la activación de los campos de flota para el tipo de activo Trenes u otra funcionalidad que el proveedor proponga).
Eliminación y Reactivación de OT
Una OT programada no se debe poder eliminar del sistema, solo se debe poder señalar la situación a través de un estado, ejemplo: rechazo o pospuesta. El sistema permite la eliminación de OT por parte de usuarios debidamente autorizados. El sistema debe permitir reactivar OTs: acción que permite activar las OTs pospuestas o cerradas por usuarios debidamente autorizados.
Gestión de Interlocutores
Se requiere gestionar los diferentes interlocutores en la solicitud de mantenimiento (Aviso Avería, Ot), ejemplo; Proveedor, técnico de mantenimiento Metro, jefaturas, etc.
Revisión de Listas de Materiales
Revisión y modificación de listas de materiales, herramientas y equipos por tarea de mantenimiento.
Mantenimiento Correctivo
El mantenimiento correctivo se centra en la reparación de averías y fallas. A continuación, se describen los aspectos clave de la gestión de mantenimiento correctivo:
- Creación Manual de Solicitudes: Se requiere gestionar la creación manual de solicitudes de mantenimiento correctivo (Aviso Avería).
- Clasificación de Averías: El sistema permite clasificar la avería, de acuerdo a su criticidad o bien asignar a las averías, niveles de criticidad establecidos.
- Estados del Aviso de Avería: Aviso de Avería debe permitir diversos status para su gestión; Por ejemplo: Abierto, derivado, rechazado, cerrado, etc.
- Creación de Órdenes de Mantenimiento Correctivo: Se requiere crear orden de mantenimiento correctivo desde el aviso de avería (solicitud de mantenimiento).
- Modificación y Derivación de Avisos: Se requiere poder modificar, derivar (a los contratistas o a otras áreas de Metro) o rechazar un aviso de avería, por cada una de estas opciones debe quedar un registro (Fecha y responsable) y una explicación de la modificación, derivación o rechazo.
- Identificación de Averías Reiterativas: Identificar averías reiterativas asociadas a un tipo de objeto técnico, para posteriormente realizar gestión de mejora continua del plan de mantenimiento.
- Control de Intervención de Campos: Se requiere controlar la intervención de los campos en el registro de averías, que su poblamiento sea obligatorio y que las modificaciones sean bajo un protocolo de jefatura.
- Tipos de Mantenimiento Correctivo: Se requiere identificar un tipo de mantenimiento correctivo, denominado trabajos especiales.
- Solicitudes No Planificadas: Se requiere la creación de solicitudes no planificadas de servicios.
- Gestión de Avisos de Avería: Se requiere tener gestión en los avisos de avería con el objetivo de poder, iniciar la ejecución o cerrar el tratamiento a criterio del usuario (Falsa avería).
- Creación de Órdenes de Mantenimiento: Se requiere crear orden de mantenimiento correctivo.
- Códigos Únicos para Averías: Se requiere que las averías tengan un código único.
- Listado Homologado de Causas y Fallas: Se requiere mantener un listado homologado de causas y fallas para poder clasificar los tipos de averías.
- Clases de Avisos de Avería: Se requiere crear diferentes clases de avisos de avería.
- Catálogo de Síntomas, Causas y Objetos: Se requiere crear un catálogo de síntomas, causas, parte objeto para los avisos de avería.
- Ingreso de Causa de Avería: Se requiere ingresar la causa de avería al cierre de la orden de mantenimiento.
- Parametrización de Síntomas y Causas: Se requiere que los síntomas y causas se encuentren parametrizados.
- Modificación de Maestros de Objetos Técnicos: Se requiere poder modificar los maestros de objetos técnicos, en particular poder realizar actualizaciones de árboles de falla, sintomatología para registro de averías, causas raíces, planes de mantenimiento, formato y contenido de O/T, etc.
- Generación de Historiales: Generación de historiales de equipos, sistemas y tipos de fallas de sistemas instalados.
- Registro de Averías: El sistema registra las averías, incluyendo información tal como: detalle de la avería, fecha y hora de reporte de avería, solicitante, entre otros.
- Relación con Averías Anteriores: El sistema permite relacionar una avería con averías anteriores de un mismo equipo, para su posterior seguimiento. Esto solo se debiera considerar para realizar reportes y análisis, no impactando en el proceso de aviso u orden.
- Confirmación de Alta del Equipo: Se debe poder confirmar el alta del equipo mediante la validación del funcionamiento adecuado del equipo que presentó la avería en la orden de mantenimiento antes de su cierre mediante status de usuario.
- Clasificación de Averías en el Sistema: El sistema permite clasificar la avería (registradas originalmente en el SIIE, GEOS o directamente en Departamento de Mantenimiento) de acuerdo a un catálogo de averías por tipo de equipo.
- Clasificación por Criticidad: El sistema permite clasificar la avería, de acuerdo a su criticidad o bien asignar a las averías, niveles de criticidad establecidos para la prioridad de atención de las mismas.
- Identificación del Estado de los Avisos: El sistema permite identificar claramente a partir del listado de avisos de averías, si están: asignadas a contratistas, en proceso de solución a través de la programación de una OT, rechazadas, u otro.
- Identificación de Avisos/Órdenes Existentes: Se requiere que el sistema permita identificar cuando se genere un aviso / orden a un objeto técnico, que ya existe uno o más creados previamente.
- Generación de Avisos para Planes Especiales: Generación de avisos de mantenimiento para planes especiales.
- Acceso a Arborización: Tener acceso a arborización para la identificación de equipos y generación de avisos.
Mantenimiento Preventivo
El mantenimiento preventivo se enfoca en la programación y ejecución de tareas para prevenir fallas y prolongar la vida útil de los vehículos.
- Creación del Plan de Mantenimiento: Se requiere poder crear el Plan de mantenimiento en el nuevo sistema.
- Plan Matriz Anual: Debe permitir ingresar el Plan Matriz de Mantenimiento anualmente, el cual corresponde a un conjunto de planes de mantenimiento unitarios perteneciente a los distintos trenes, equipos y sistemas, la que se debe visualizar con los últimos 12 meses móviles.
- Modificación de Planes: Se debe poder modificar los planes de mantenimiento.
- Adelanto de Mantenimientos: Se requiere poder adelantar los mantenimiento preventivos cuando sea necesario.
- Holgura de Cierres: El sistema debe otorgar una holgura de cierres de los mantenimientos contenidos dentro del mes (Tolerancia) (Preventivo y Correctivo).
- Creación de Órdenes Preventivas: Se requiere crear orden mantenimiento preventivo.
- Base del Plan de Mantenimiento: Se requiere que el plan de mantenimiento debe estar basado en tiempo y contadores de mantenimiento, dependiendo del tipo de activo.
- Factibilidad del Plan: El plan de mantenimiento debe poseer la factibilidad de estar basado en los equipos y sus modos de uso (ejemplo, toneladas de carga, pasadas de tren, o aparatos de vía con n° de basculaciones ).
- Proyecciones de Mantenimiento: El sistema debe permitir realizar proyecciones de mantenimiento (HH, Repuestos, costos etc.) a partir de la variación de modos de uso, frecuencia de mantenimiento.
- Optimización de Recursos: Se requiere realizar optimización de recursos mediante un balance de carga, es decir poder indicar cuál sería la mejor estrategia para distribuir los recursos de acuerdo a los trabajos planificados.
- Detección de Errores en Kilometraje: Al momento de cargar de la información del Kilometraje en SAP, este debe detectar si el ingreso es correcto o erróneo, evitando errores del kilometraje.
- Mostrar Kilometraje Recorrido: Debe permitir mostrar el kilometraje recorrido indicando cuanto resta para el cumplimiento de la próxima cota de mantenimiento, por cada actividad y que este kilometraje se reinicie por cada mantenimiento.
- Alimentación del Plan con Lectura de Contadores: Se requiere poder alimentar el Plan de mantenimiento con la lectura de los contadores.
- Registro de Información: El sistema registra información relativa a la periodicidad, fecha de inicio del mantenimiento, descripción, responsable, de los distintos tipos de Mantenimientos.
- Plan Anual de Mantenimiento: El sistema genera, para cada tipo de equipo, un Plan anual de mantenimiento, que considera a lo menos, variables tales como: Horas de uso, Período de Tiempo, entre otras.
- Asociación de Tipos de Mantenimiento: El sistema permite asociar los tipos de mantenimiento a los tipos de equipo.
- Registro de Nuevos Equipos: El sistema permite registrar nuevos equipos en el plan de mantenimiento y asociarlos al mantenimiento.
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