Gestionar equipos remotos exitosos requiere confianza, comunicación abierta y paciencia. A continuación, se presenta un protocolo detallado para dirigir reuniones efectivas, basado en las experiencias de líderes en el campo del trabajo remoto.
Estrategias Clave para Reuniones Efectivas
1. Comunicación Transparente y Abierta
Es importante asegurar que los colaboradores conozcan y comprendan cómo le está yendo a la empresa y las decisiones que toman sus líderes, no importa lo que tengas que hacer para mantener el negocio a flote. A la luz de la pandemia y para la tranquilidad de sus colaboradores, la organización puede enviar un boletín interno. El boletín informa al equipo que la organización es financieramente estable y mantiene una estructura de trabajo estable.
2. Manejo de Conflictos con Gratitud y Autorreflexión
Para manejar conflictos, una estrategia efectiva es comenzar con gratitud y autorreflexión. Según Kerry, “al establecer pautas con personas y equipos, mejora tu flujo de trabajo.
3. Establecer Pautas Claras
Establecer pautas con personas y equipos mejora el flujo de trabajo. Ten tus calendarios bloqueados para que tu equipo pueda ver tu disponibilidad. Emplea con cada equipo una mejor forma de utilizar la tecnología para trabajar de manera remota. Las videoconferencias son una forma efectiva de realizar reuniones de forma remota con un toque más personal. Para otros, sin embargo, las videollamadas pueden distraer y causar fatiga. Por ejemplo, para preguntas rápidas se puede preguntar si está bien llamar o tener una conversación rápida por mensaje de texto.
4. Política de Puertas Abiertas
Es crucial mantener una política de puertas abiertas, especialmente en tiempos difíciles. Como ejemplo, sabemos que estos tiempos no son fáciles para nuestros colaboradores. Algunos tienen familiares enfermos, niños que regresan de la escuela o recién nacidos.
5. Escucha Activa en Cada Reunión
En cada reunión, dedica tiempo a escuchar a los demás. Cualquier momento del día es bueno para compartir dudas. En cada reunión se dedican a escucharse mutuamente, cualquier momento del día es bueno para compartir dudas.
6. Variedad en las Reuniones
Cada semana, se puede tener una llamada por Zoom con varios temas. Al principio, estas llamadas estaban dirigidas por alguien internamente, pero desde entonces, se han traído invitados para dirigir los eventos.
Beneficios de la Comunicación Abierta y la Flexibilidad
Incluso con el cambio al teletrabajo, las organizaciones continúan aplicando los mismos principios y aprovechan la comunicación abierta. Con esto la organización ha descubierto que sus equipos son aún más productivos y comprometidos cuando tienen flexibilidad y libertad. Aprende a comunicarte en equipo entregando Feedback útil y preciso que motive a querer mejorar, ajustado tu estilo de comunicación a tu audiencia, manteniendo comunicación fluida y una relación limpia.
La organización envía un boletín interno y realiza fotos “presenta y cuenta” en videollamadas.
Tabla Resumen de Estrategias
| Estrategia | Descripción | Beneficios |
|---|---|---|
| Comunicación Transparente | Boletines informativos sobre la situación financiera y estructura de la empresa. | Tranquilidad y estabilidad para los colaboradores. |
| Manejo de Conflictos | Comenzar con gratitud y autorreflexión. | Desintegración del conflicto y mejora del flujo de trabajo. |
| Pautas Claras | Calendarios bloqueados y uso eficiente de la tecnología. | Mejor disponibilidad y reducción de distracciones. |
| Política de Puertas Abiertas | Accesibilidad a los líderes para cualquier consulta. | Apoyo en tiempos difíciles y personales. |
| Escucha Activa | Dedicación de tiempo para que cada miembro comparta sus dudas. | Fomento de un ambiente de confianza y colaboración. |
| Reuniones Variadas | Llamadas semanales por Zoom con temas diversos y oradores invitados. | Mayor participación y aprendizaje continuo. |
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