Un sistema de gestión de la calidad es la gestión de servicios que se ofrecen, e incluye planear, controlar, y mejorar, aquellos elementos de una organización, que de alguna manera afectan o influyen en la satisfacción del cliente y en el logro de los resultados deseados por la organización. Si bien el concepto de ‘Sistema de Gestión de la calidad’ o ‘Método e Gestión de la calidad’ nace en la industria de manufactura, estos pueden ser aplicados en una amplia variedad de sectores, tales como el sector automotriz, el área de los servicios y el sector Gubernamental.
Los flujos de trabajo bien definidos contribuyen decisivamente a la calidad de sus productos o servicios. Una gestión eficaz de la calidad tiene en cuenta las necesidades y perspectivas específicas de su empresa. Debido especialmente a su enfoque orientado al proceso, un sistema de gestión de la calidad según la norma ISO 9001 es adecuado para todas las industrias y empresas, desde empresas de nueva creación hasta corporaciones globales. Un sistema de gestión de la calidad certificado según la norma ISO 9001 define quién es responsable de qué actividades relevantes para la calidad y qué procedimientos deben seguirse.
La Importancia de la Gestión en el Mantenimiento Automotriz
Hoy en día existe gran cantidad de talleres de mecánica automotriz que brindan un servicio sin contar con una buena estructura de gestión por etapas de los procesos y tareas a realizar, de forma que el orden y rutinas de servicio de un verdadero plan de mantenimiento no se realizan a cabalidad (Souza et al., 2022). La importancia de tener una estrategia derivada de un plan de gestión del mantenimiento, con métodos y procesos adecuados se centra en la vinculación del sistema administrativo de la organización y la mezcla de actividades técnicas para mantener los activos automotrices en cuestión (Gopalakrishnan, Subramaniyan, y Skoogh, 2022).
Esta vinculación debe de coincidir con el carácter estratégico de la empresa, cuya finalidad principal es la de reducir el tiempo de paradas y reparaciones, así como garantizar el correcto funcionamiento de las unidades. Incorporar herramientas y técnicas de mejora continua dentro de las tareas de mantenimiento impacta positivamente en la mejora de los procesos organizacionales, llevando a un aumento de competitividad en el servicio prestado (Fitriadi y Ayob, 2023).
Adicionalmente, en América latina se debe contar con un cuidado de los vehículos más minucioso que en otras regiones, esto principalmente por razones económicas, ya que el costo de reposición de un vehículo es más elevado. Por ello, la duración y funcionalidad dependen de un mantenimiento adecuado y en los períodos adecuados, de forma que no se comprometan los diferentes sistemas del automóvil (Viveros et al., 2013).
Cuando se habla de mantenimiento mecánico, es importante cumplir con la noción básica del mantenimiento: conservar, preservar, vigilar el correcto funcionamiento de algún activo. En términos generales, el mantenimiento se refiere al conjunto de técnicas destinadas a conservar equipos e instalaciones en servicio durante el mayor tiempo posible y con el máximo rendimiento (Garrido, 2012).
Primeramente, se contaba con la iniciativa de aplicar solo mantenimientos correctivos, esto quiere decir, que se llevaba el activo evaluado hasta el punto de falla, aplicando así un mantenimiento correctivo total. Al transcurso de los años, el mantenimiento ha tomado diferentes bases de aplicación sostenidas de metodologías relacionadas con el desempeño del activo, combinando y fomentando el uso de la tecnología en la aplicación de tareas a realizar llevadas a cabo dentro del plan, contemplando las distintas problemáticas que se puedan presentar tanto para el mantenimiento preventivo como correctivo.
Tipos de Mantenimiento
Las rutinas de mantenimiento se engloban en 2 ramas principales: mantenimiento preventivo y correctivo. El mantenimiento preventivo es primordial para el buen desempeño una máquina, evitando que sus componentes tengan un desgaste prematuro mediante el remplazo o lubricación de sus partes. Este tipo de mantenimiento es programado mediante alguna rutina predefinida y las actividades principales se centran en limpieza, lubricación, el recambio programado de piezas y ajustes varios al equipo. A la vez, permite detectar y corregir el origen de posibles fallas.
Plan de Mantenimiento: Objetivos y Pasos
Un programa o plan de mantenimiento tiene como objetivo poder mantener en perfecto estado de funcionamiento la maquinaria para lograr su máximo rendimiento al mínimo costo (Abbassi et al., 2022). Un buen plan de mantenimiento provee una guía detallada de cada tipo de equipo y sus diversos sistemas y componentes; es decir, debe contar con una gama de manuales o catálogos para poder realizar cualquier actividad.
La investigación en gestión de instalaciones ha identificado que el mantenimiento es crucial para extender la vida útil de los activos, además, el cumplimiento de los planes de mantenimiento preventivo reduce la cantidad de mantenimiento correctivo necesario, ya que los sistemas mecánicos contienen piezas con una “vida útil finita” (Jacob, 2022). En todo plan de mantenimiento debe de generarse un registro consecutivo de todo el trabajo mecánico y de servicio hecho base a un enfoque de alta consistencia en los activos (Zhao, Gao, y Tang, 2022).
La literatura identifica múltiples pasos para una implementación efectiva de un plan de mantenimiento, que a menudo se adaptan a alguna industria o actividad específica. Sin embargo, aunque existen diferentes convenciones de nomenclatura y adiciones particulares, en los planes de mantenimiento siempre están presentes cuatro pasos: identificación de problemas, planificación, programación y ejecución de mantenimiento (Robatto, Gamache, y Doyon-Poulin, 2023). En la búsqueda determinada de elaboración de un plan de mantenimiento, se deben de contemplar ciertos factores relacionados con el estudio inicial del entorno del activo, algunos equipos se ven obligados o relacionados con normativas legales de trabajo aplicadas bajo una regulación del mantenimiento de la organización que se encarga de producir dicho activo, forzando a realizar actividades en periodicidad establecida por defectos de instrucciones del fabricante.
GMAO: Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador
Es una herramienta que ayuda a gestionar de manera eficiente las tareas de mantenimiento preventivo y correctivo, el control de los activos y el seguimiento de los trabajos realizados (Alvarado et al., 2022). Básicamente, un GMAO utiliza una base de datos que contiene información sobre la empresa y sus operaciones de mantenimiento. Algunas de las soluciones comerciales están enfocadas a mercados específicos (mantenimiento de flotas de vehículos, infraestructuras sanitarias, etc.), aunque también existen aplicaciones enfocadas al mercado en general.
El uso de la tecnología (software) facilita el orden de trabajo y el correcto funcionamiento de un sistema de gestión de mantenimiento, para el control de la información del vehículo, esto mediante un registro detallado de su historial de tareas de mantenimiento y reparación, la aplicación de estas estrategias forman parte de un sistema de mantenimiento automotriz automatizado, el cual mejora los procesos de la organización y la planificación de mantenimientos preventivos, predictivos y correctivos (Wen et al., 2022).
Con las nuevas tendencias enfocadas en gestión de mantenimiento, se busca contar con un control de mayor alcance en las tareas diarias cuya finalidad recae en los procesos de operación (Parra et al., 2022), buscando hacer más eficiente el trabajo. La aplicación de la tecnología facilita el orden del trabajo y el correcto funcionamiento del sistema, para un taller con relación a reparación automotriz, un software que controle la información gestionada del vehículo manejando un historial, ayuda a la corrección de posibles problemas y mantiene un buen estatus de mantenimiento.
Implementación de un Plan de Gestión de Mantenimiento Computarizado (GMAO)
En el presente estudio se desarrolla un plan de gestión de mantenimiento computarizado (GMAO) para vehículos que tiene como objetivo mejorar capacidades específicas (competitividad y servicio al cliente) a un taller automotriz. El plan de mantenimiento se apoya de una metodología de 5 fases en las cuales se evalúa a la organización y se adaptan procesos y técnicas para el mantenimiento preventivo y correctivo realizado a las unidades automotrices. Se estandarizan tareas de buenas prácticas. Se reorganiza la estructura del servicio ofrecido con el desarrollo de un software para gestión de mantenimiento (GMAO) que se implanta en las tareas ejecutadas a flotillas comerciales, tanto en mantenimiento preventivo como correctivo.
Fases de la Metodología de Implementación
- Fase 1: Análisis del lugar de trabajo: En esta fase se busca realizar un análisis del lugar de trabajo, cuya finalidad es conocer de cerca las razones por las que la organización ha experimentado ciertos problemas. El estudio primordial del activo en cuestión destaca las etapas de servicio ofrecidas por la organización, de aquí se toman valores de importancia de estudio, los cuales deben ser documentados por qué formaran parte del desarrollo de las técnicas a mejorar dentro de las acciones realizadas para cada operación en cada proceso.
- El primer paso de la fase 1 corresponde al conocimiento del servicio ofrecido por la organización, esto tiene como factor primario conocer el entorno y las técnicas aplicadas por la empresa.
- En el segundo paso, concerniente al estudio de las técnicas y procedimientos actuales, se visualizan y comprenden las técnicas de mantenimiento utilizadas por los encargados del servicio.
- Fase 2: Selección de Principios del Mantenimiento: En esta fase, el paso inicial es la selección de principios del mantenimiento; en este sentido, una primera opción se referirá a seleccionar planes de mantenimiento de tipo genérico, es decir, aplicar fundamentos y técnicas de terceros o formular propias estructuras.
- Una segunda opción es a partir de las especificaciones del fabricante de las unidades automotrices a atender, o bien, una tercera alternativa es utilizar una combinación de ambos enfoques.
- Un segundo paso se refiere al listado de capacidades de servicio y criticidad de las tareas para identificar la capacidad de trabajo del taller en torno a 11 sistemas automotrices.
- El identificar la capacidad de servicio del taller se traducirá en rutinas de trabajo con diferentes niveles de detalle en el plan de mantenimiento.
- Fase 3: Requisitos del GMAO: Esta fase se refiere a los requisitos del GMAO a desarrollar como herramienta de gestión (Alarcón, Martínez y León, 2020). Al ser esta una aplicación de uso muy particular, no se requieren todas las características de una solución informática comercial.
- En el paso 1 se definen los módulos a integrar en el sistema, que son los siguientes: Gestión de activos, Programación de mantenimiento, Gestión de órdenes de trabajo.
- El segundo paso se refiere a diseñar la arquitectura de la base de datos que almacenará la información del GMAO. Además, implica desarrollar una interfaz de usuario intuitiva y fácil de usar, que permita a los usuarios acceder y utilizar las funciones del GMAO de manera eficiente.
- Fase 4: Implementación: En la fase de implementación, la dinámica y flujo de actividades se puede dividir en 3 pasos.
- Primeramente, se deben implementar funciones principales: Se implantan las funciones principales del GMAO: gestión de activos, programación de mantenimiento, creación y seguimiento de órdenes de trabajo, generación de informes, etc.
- Seguidamente, un segundo paso será realizar pruebas exhaustivas del GMAO para identificar y corregir cualquier error o problema de funcionamiento. Asegurarse de que todas las funciones del sistema funcionen correctamente y cumplan con los requisitos definidos.
- Finalmente, el tercer paso corresponde a la implementación y capacitación: Proporcionar capacitación adecuada a los usuarios para asegurarse de que comprendan cómo utilizar el sistema de manera efectiva, maximizando su potencial.
Ejemplo de Resultados
Como resultado, el grado de utilización de las instalaciones es mayor al 70% y los porcentajes de absentismo, inactividad y trabajo improductivo están ente 5 y 10%.
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