En muchas empresas, los empleados realizan tareas operativas de forma inconsistente o no estandarizada. Esto puede conducir a problemas de calidad y eficiencia, y puede hacer que la empresa tenga un aspecto desorganizado. La estandarización de procesos es una estrategia que permite establecer una metodología de trabajo que permite determinar la mejor forma de llevar a cabo las tareas.
¿Qué es la Estandarización de Procesos?
La estandarización de procesos consiste en establecer una metodología de trabajo estricta, en la cual se definen los pasos a seguir para llevar a cabo una tarea. Se trata de construir un "método" estándar que optimice el desempeño de la tarea, reduzca errores y mejore la calidad del trabajo. Para conseguirlo es imprescindible documentar con todas las normas y reglas de manera detallada.
La estandarización de procesos se puede aplicar a cualquier tarea o actividad que se realice en una empresa. Por ejemplo, implantar un proceso para contestar el teléfono, atender a los clientes o realizar las ventas. El objetivo es que todos los departamentos y empleados trabajen respetando el estándar. De esta forma, los empleados podrán consultar y seguir las instrucciones siempre que lo necesiten, así como dar a conocer la estandarización de procesos de una empresa a las nuevas incorporaciones.
Ventajas de la Estandarización de Procesos
La estandarización de procesos permite establecer una cultura de trabajo más eficiente y coordinada. Al elaborar un estándar, se definen las pautas para que todo el personal realice su trabajo de la misma forma. Esto supone una serie de beneficios para la empresa, entre los que destacan:
- Evitar la variación de procesos: Esto es especialmente útil en empresas con diferentes establecimientos o sucursales. De esta forma, se asigna un estándar y todos los establecimientos trabajan de la misma forma, lo que permite realizar una comparación y estandarización de los resultados.
- Reducir costes: Se determina un método de trabajo para el personal, lo que permite reducir el tiempo y los costes innecesarios, evitando que existan pérdidas por prácticas poco eficientes.
- Aumentar la productividad y eficiencia: Especificar un estándar permite estructurar el trabajo y optimizar los recursos, lo que aumenta la productividad y eficiencia.
- Estimular la creatividad: Establecer un estándar no significa decretar unas reglas rígidas que no puedan ser cambiadas. Se trata de instaurar unos parámetros y estructurar el trabajo para que los empleados tengan más espacio para innovar y ser creativos.
- Mejorar en la calidad del trabajo: Declarando unas normas se reduce el número de errores y mejora la calidad del producto o servicio.
- Cumplir con la ley: Definir estándares permite implantar unas normas de calidad y seguridad estrictas, además de cumplir con la legislación vigente.
- Reducir el tiempo de producción y entrega: Estandarizando los procesos, se optimiza el tiempo empleado en la realización de las tareas, lo que se traduce en una reducción del tiempo de producción y entrega, y, por lo tanto, una mayor satisfacción de los clientes.
Cómo Estandarizar Procesos
Según el Productivity Press Development Team, pioneros en la estandarización de procesos, cualquier estándar debe estar documentado con el objetivo de definir, informar, establecer y propiciar una mejora continua. Asimismo, los objetivos principales deben ser reducir costos, formar la cultura de la empresa, aumentar la transparencia y reducir la variabilidad.
Para conseguirlo es indispensable construir manuales de procedimientos en los que se indique de forma clara y objetiva la estandarización de un proceso. Este debe contener algunos puntos como:
- Las rutas de ejecución del proceso
- El paso a paso detallado
- Una representación gráfica
- Las condiciones de las que se parte
- La interacción con otros procesos
- Textos explicativos, simples y entendibles
- Las aclaraciones necesarias
- Las reglas del negocio
- Las normativas legales a cumplir
A la hora de realizar dichos manuales, deberemos seguir un proceso ordenado en el que deberemos ir paso a paso:
- Definir el objetivo por el cual estamos realizando la estandarización de un proceso.
- Hacer un mapeo del proceso actual, detallando cada punto y estudiándolo en profundidad.
- Optimizar el proceso de tal forma que se aumente la eficiencia, se reduzcan costos y se mantenga o aumente la calidad del resultado final.
Este proceso debe ser totalmente colaborativo, implicando a las personas más adecuadas en cada caso. Asimismo, también deberemos tener en cuenta las reglas y restricciones legales, culturales o éticas. Una vez elaborado el nuevo proceso, deberemos capacitar a los empleados para que puedan ejecutar el proceso de forma correcta.
La estandarización de procesos es continua, por lo que cualquier manual debe revisarse de forma periódica con el objetivo de incorporar mejoras. En la actualidad, utilizar un software BPMS (Business Process Management Software) es cada vez más habitual, ya que permite estandarizar, documentar y ejecutar los procesos de negocio de una empresa de una forma sencilla. También otorga un mayor control y permite encontrar soluciones más rápidamente.
Toyota Production System: Ejemplo de Estandarización de Procesos
El ejemplo de estandarización de procesos más popular de la historia lo encontramos en la empresa de automóviles japonesa Toyota. De hecho, con el paso del tiempo, su metodología se ha convertido en una referencia mundial, puesto que se trata de un sistema muy eficiente.
El sistema de producción de Toyota, conocido como TPS, (Toyota Production System) se popularizó alrededor de 1970. La idea de producción se basa en el Just-in-time, es decir, producir solo la cantidad necesaria en el momento justo. De esta forma, los costes se mantienen equilibrados y la producción es más ágil.
Para conseguirlo, Toyota tuvo que estandarizar todos sus procesos de una forma muy detallada, y preocuparse de que todas sus fábricas lo siguieran de manera estricta. La mejora continua tiene como objetivo aumentar la calidad y el rendimiento de un producto o un proceso a través del análisis constante de los elementos que intervienen. Esta técnica, de origen japonés, es cada vez más popular entre las compañías occidentales.
El Kaizen (“el cambio para mejorar”, en japonés) es un sistema que desarrolló el ingeniero nipón Taiichi Ohno para el fabricante automovilístico Toyota tras el final de la Segunda Guerra Mundial. Su función era incrementar la competitividad de la empresa y equipararla con la de las compañías estadounidenses. El método Kaizen parte de la premisa de que, aunque un proceso cumpla correctamente con su cometido, siempre hay un margen de mejora.
Aplicado especialmente en los ámbitos de producción y logística, esta estrategia se sirve de un conjunto de procedimientos para analizar el funcionamiento empresarial, detectar ineficiencias e implantar cambios. Además del método 5S, existen otras estrategias o herramientas aplicables a la mejora continua. Su prioridad es lograr la excelencia en los procesos a través de la información que se genera.
El Ciclo de Deming o PDCA: PDCA es el acrónimo inglés de ‘Plan, Do, Check, Act’. Six Sigma: esta técnica de mejora continua consiste en la supresión de errores en la entrega del producto final al cliente.
Para llevar a cabo la mejora continua no hay que elegir entre un método u otro. No hay uno que sea mejor que otro. Son complementarios entre ellos y cada uno ofrece unas ventajas. Todas las estrategias pueden y deberían aplicarse a la vez.
Las técnicas de mejora continua incorporan el análisis continuo de procesos para asegurar la máxima rentabilidad en cada etapa. Este sistema, también conocido como las 3M del Sistema de Producción Toyota, se basa en analizar los errores y desperdicios de un proceso productivo para, mediante cambios en la organización, producir sin fallas y garantizar la mejor experiencia para el cliente final.
- Muda (despilfarro): se conoce como muda aquellos errores que consumen recursos y no agregan valor añadido al producto final.
- Mura (irregularidad): el responsable de producción debe hallar cualquier desequilibrio, interrupción o alteración en la carga de trabajo que provoque un sobrecosto en las líneas de producción. Para ello es imprescindible un control exhaustivo sobre el rendimiento de los procesos de producción, con el fin de identificar defectos, errores o incumplimiento. ¿Cómo resolver estas irregularidades?
- Muri (sobrecarga): un conjunto de muda y mura (despilfarros y defectos) provoca lo que los japoneses atribuyen a muri, es decir, estrés.
En definitiva, aplicando paso por paso el método de las 3M de Toyota, se suprimen los despilfarros en la producción y las alteraciones y desequilibrios en la carga de trabajo.
Just-in-Time y Stock Cero
El stock cero es una estrategia logística y de producción que busca disminuir al mínimo el número de existencias en la bodega para rebajar costos operativos. El modelo just-in-time, desarrollado originalmente por la empresa Toyota, fue pionero en la implementación de estrategias de inventario cero en el marco de un sistema de organización orientado a lograr la máxima productividad a través de la eliminación de gastos superfluos.
La estrategia de stock cero implica menos ubicaciones y, por ende, una zona de almacenaje menor. El espacio sobrante puede destinarse a otras operativas que contribuyan a mejorar el negocio como, por ejemplo, ampliar la zona de producción o las áreas de recepciones y despachos.
No obstante, la estrategia de inventario cero exige precisión en la logística de aprovisionamiento. Cualquier desajuste entre las órdenes de entrada y salida de existencias conlleva directamente una rotura de stock y, en consecuencia, la imposibilidad de entregar el pedido al cliente.
Conceptos Relacionados
- Just-in-time: Sistema de organización de la producción que pretende disponer tan solo del stock o del producto acabado necesario para llevar a cabo las órdenes de pedido.
- Cross-docking: Método de preparación de pedidos en el que la mercadería se despacha directamente al cliente sin pasar por una fase de almacenamiento previo, por lo que el stock permanece en la bodega el menor tiempo posible.
- Dropshipping: Modo de venta online que permite comercializar productos sin disponer de stock.
En una estrategia de inventario cero es fundamental garantizar una gestión del stock eficiente, lo que exige sustituir el control manual de las existencias por sistemas digitales capaces de coordinar las órdenes de abastecimiento con las de pedido. Todas las operaciones de la bodega o centro de producción deben ir de la mano para minimizar los niveles de stock almacenados y asegurar el abastecimiento.
Otro de los pilares de la estrategia de stock cero es acortar el lead time, es decir, el tiempo promedio de aprovisionamiento de productos y/o materias primas. En definitiva, implantar un sistema de gestión de bodegas es el camino para acercarse al stock cero.
Metodología Kanban
Kanban, literalmente letrero o cartelera en japonés, es un sistema de programación para Manufactura Lean y Manufactura Justo-A-Tiempo. El tablero más básico de Kanban está compuesto por tres columnas: “Por hacer”, “En proceso” y “Hecho”.
Taiichi Ohno, un ingeniero industrial en Toyota, desarrolló Kanban para mejorar la eficiencia de manufactura, es un método para lograr JIT, esta filosofía de manufactura Just in Time (conocido simplemente por su acrónimo JIT en inglés o en su traducción al español Justo a Tiempo) postula que se debe producir solo lo que sea necesario, en la cantidad que sea necesaria y en el momento que sea necesario.
Los sistemas Kanban combinados con herramientas de programación, reducen considerablemente los niveles de inventario, aumentan los ciclos, mejoran las relaciones proveedor/cliente y mejoran la precisión de los programas de manufactura. Kanban alinea los niveles de inventario con el consumo real; se envía una señal para producir y entregar un nuevo envío cuando se consume material. Estas señales se rastrean a través del ciclo de reabastecimiento y brindan una visibilidad extraordinaria a proveedores y compradores.
Principios Básicos de Kanban
David J. Anderson formuló el método Kanban como una aproximación al proceso evolutivo e incremental y al cambio de sistemas para las organizaciones de trabajo. El método está enfocado en llevar a cabo las tareas pendientes y los principios más importantes pueden ser divididos en cuatro principios básicos y seis prácticas.
- Principio 1: Empezar con lo que hace o va hacer ahora.
- Principio 2: Comprometerse a buscar e implementar cambios incrementales y evolutivos.
- Principio 3: Respetar los procesos, los roles, las responsabilidades y los cargos actuales.
- Principio 4: Promover los liderazgos en todos los niveles de la organización.
Lean Management: Lograr Más con Menos
Muchas empresas han elegido diseñar sus estrategias a largo plazo conforme a un modelo denominado Lean Management. Se trata de un concepto según el cual, se busca lograr “más” con “menos” bajo el principio de eficiencia operativa.
El Lean Management surgió tras el éxito del Lean Manufacturing, que nació en Japón en los `70 de la mano de los ingenieros Taiichi Ohno, Eiyy Toyoda y Shigeo Shingo quienes desarrollaron con éxito un sistema de producción para Toyota.
En la actualidad, el Lean Management extrapola las bases aplicadas al proceso productivo a toda la empresa. En consecuencia, el Lean Management trasciende a su antecesor porque:
- No es exclusivo de la industria automotriz.
- Tampoco se limita a las grandes empresas.
- Ni está circunscrito al sector industrial.
tags:
