Kanban nació en el sistema de producción de Toyota y se ha convertido en una herramienta poderosa para la gestión de proyectos y aumentar la eficiencia en un montón de industrias. ¿Sabes por qué? Una de las mejores cosas de Kanban es que nos ayuda a visualizar nuestros flujos de trabajo de forma clara y transparente, a través de esos tableros Kanban tan populares, donde nuestras tareas se representan como tarjetas que van avanzando por diferentes etapas del proceso. Es como un juego de mesa donde todos pueden ver el progreso en tiempo real.
¿Qué es el Sistema Kanban?
El método Kanban se encarga de organizar el abastecimiento y la producción de bienes en procesos de fabricación que operan bajo la metodología just-in-time (JIT), que es cuando se dispone solo de la materia prima necesaria en el momento adecuado. Es en la japonesa Toyota donde se idea el sistema Kanban en los años cincuenta, como parte de la metodología Lean manufacturing (minimizar el desperdicio para aumentar la productividad). El método Kanban establece un protocolo para la reposición de stock. Es un sistema de comunicación de órdenes de producción y de reposición de materiales.
Taiichi Ohno concibió el sistema Kanban inspirándose en las reglas de reposición de los supermercados americanos. En ellos, los clientes retiran los productos de las estanterías. Cada producto está etiquetado y, al pasar por caja, esta recopila todas las referencias vendidas y emite una orden de reposición en la bodega, que identifica la mercadería con el mismo sistema. Una vez repuestos los artículos en el supermercado, la bodega envía, a su vez, otra orden de reposición a sus proveedores o fabricantes, y así sucesivamente a lo largo de toda la cadena de suministro.
¿Cómo Funciona el Sistema Kanban?
La traducción literal de Kanban en japonés es “tarjetas de colores”. Esto es así porque, originalmente, se usaban cartulinas para solicitar al proceso anterior las piezas que se necesitaban. Hoy en día, el sistema Kanban ha sido sustituido por aplicaciones informáticas, que son las que desencadenan el proceso de reabastecimiento. El sistema de trabajo también se puede representar mediante tableros Kanban, que constan de varias columnas donde situar las tarjetas o etiquetas virtuales.
Kanban de transporte: marca cuánto producto hay que reponer para cumplir con el siguiente proceso en la cadena. Kanban de producción: se usa para solicitar la fabricación de un producto. El sistema Kanban proporciona resultados óptimos cuando el flujo de producción se distribuye de manera homogénea a lo largo del año y se organiza en series cortas con volúmenes similares.
Componentes Clave del Tablero Kanban
En general, un panel Kanban incluye dos elementos principales: tarjetas, que representan tareas, y columnas, que ilustran tareas en varias etapas de un proyecto. Las columnas normalmente se dividen en tres secciones: "Pendiente", "En curso" y "Lista". O bien, si trabajas en un proyecto específico, como la creación de un programa de software, puedes nombrar las tres columnas "Diseño", "Desarrollo" y "Prueba". Las tarjetas de tareas, que generalmente contienen listas de verificación, tareas y etiquetas, se distribuyen entre las tres columnas.
A medida que las tareas progresan, las tarjetas se mueven en el tablero de izquierda a derecha, lo que te ayuda a visualizar su estado en el flujo de trabajo: de "Pendiente" a "Lista". Tanto si es digital como si es físico, el panel Kanban promueve la colaboración en equipo y la productividad. Además, ayuda a todo el mundo a comprender cómo contribuyen sus esfuerzos individuales al proyecto. Algunos equipos organizan reuniones independientes en torno a un panel Kanban para ofrecer actualizaciones de estado, recibir comentarios y supervisar las tendencias.
Para que sea considerado un panel Kanban auténtico, el panel debe tener una cantidad limitada de tareas. Esto garantiza que no trabajes por encima de tu capacidad. Kanban también ayuda a supervisar constantemente el flujo de trabajo para evitar cuellos de botella, ya que permite que el equipo identifique los elementos que se acumulan en una columna y tardan en pasar a la siguiente fase.
Las Seis Prácticas de la Metodología Kanban
- Visualización del Trabajo: Una de las principales ventajas de este método es que permite ver el progreso del trabajo a medida que avanza por las distintas etapas. Una tarjeta Kanban comienza en el lado izquierdo del tablero y, conforme el equipo avanza en su tarea, va pasando por las etapas siguientes hasta llegar a la columna de finalizadas. El tablero está generalmente dividido en columnas que representan diferentes estados de un proyecto: Por hacer, En Progreso y Terminado. Cada tarea se representa mediante una tarjeta que se mueve entre estas columnas, proporcionando una visión transparente del estado del proyecto. El primero se refiere a aquellas tareas, actividades u objetivos que aún están pendientes.
- Límite del Trabajo en Progreso (WIP): Un principio crucial de Kanban es establecer límites máximos para el trabajo en cada etapa.
- Gestión del Flujo: Kanban se enfoca en el movimiento suave de las tareas a través del tablero, identificando y eliminando obstáculos que ralentizan el proceso.
- Hacer Explícitas las Políticas: Tener transparencia y claridad con todos los involucrados en las etapas, desde los empleados responsables de esa labor hasta los clientes.
- Circuitos de Retroalimentación: Implementar ciclos de retroalimentación, ya que cada sistema basado en flujo necesita ser analizado y revisado a través de reuniones periódicas, permitiendo que los involucrados comprendan los puntos de mejora necesarios.
- Mejora Continua: Mediante reuniones periódicas y análisis del flujo de trabajo, los equipos pueden identificar ineficiencias y realizar ajustes incrementales.
Beneficios de Implementar el Método Kanban
- Mayor transparencia: Todos los miembros del equipo pueden ver el estado actual del proyecto en cualquier momento. Además, la visualización en el tablero Kanban nos da transparencia y nos ayuda a colaborar mejor entre los miembros del equipo. Sabemos quién está trabajando en qué tarea y cuál es el progreso general.
- Flexibilidad: A diferencia de otros métodos más rígidos, Kanban permite adaptaciones rápidas sin grandes disrupciones. Y lo mejor de Kanban es que es súper flexible y se adapta a cualquier tipo de proyecto o equipo, sin importar su tamaño o complejidad.
- Reducción de desperdicio: Al limitar el trabajo en progreso, se minimizan las tareas inconclusas y se optimizan los recursos.
- Mejora de la Productividad: La visualización clara ayuda a priorizar y enfocar los esfuerzos del equipo.
Kanban no es solo una herramienta, sino una filosofía de trabajo que promueve la eficiencia, la transparencia y la mejora continua. “Kanban es un método diseñado para ayudar a las organizaciones a evolucionar y adaptarse continuamente, optimizando su capacidad de cumplir con su propósito de manera eficiente y efectiva. Su enfoque en mejoras evolutivas permite alcanzar mayor adaptabilidad, productividad y competitividad a nivel global”. A su concepto, este enfoque no busca cambios drásticos ni disruptivos, sino una transformación gradual basada en el análisis de los flujos de trabajo, la identificación de cuellos de botella y la mejora continua, promoviendo un impacto positivo tanto en las operaciones como en los resultados del negocio.
Impacto del Método Kanban en las Empresas
Según Goodson, la mayoría de entidades que se han volcado a probar el método han notado una considerable mejora en la calidad del trabajo. También el método ha optimizado la productividad, “aumentando el número de servicios o productos completados en un periodo específico. Algo que mejora en la capacidad de respuesta del equipo ante cambios o demandas". Finalmente, la representante aseguró que el impacto financiero que se vio en las empresas que implementaron el método fue sorprendente. «Se lograron reducir costos operativos y de producción. Asimismo, se incrementó el retorno de las inversiones». «La clave es el fortalecimiento de la colaboración entre miembros del equipo y departamentos.
Por otra parte, nos comentó que las empresas que han compartido su caso de éxito destacan que este tipo de herramientas «mejoran la eficiencia operativa, es decir, que reducen el tiempo de ciclo para la entrega de servicios o productos. Además, disminuyen el tiempo de inactividad y los cuellos de botella en el flujo de trabajo».
Aplicaciones del Sistema Kanban
El modelo de gestión Lean no solo puede aplicarse al campo automotriz, sino en cualquier otra área. Un ejemplo de ello es la cadena de tiendas ZARA. Entre las técnicas Lean usadas por esta compañía está el sistema Kanban. Lo anterior, les ayuda a mantener un volumen bajo de piezas que son reemplazados solo cuando se han acabado. ZARA también da prioridad al diseño de sus prendas, orientadas a satisfacer los gustos, preferencias y necesidades del cliente.
La filosofía Lean puede ser aplicada en cualquier tipo de empresa sin importar su tamaño o su sector. Saber cómo hacer un trabajo en equipo eficiente a través de Lean, generará múltiples beneficios para la organización, y alineará todos los recursos y colaboradores hacia un mismo objetivo, sin pérdidas ni desperdicios.
Ejemplos de Aplicación
- Servicios Profesionales: Si trabajas en marketing, consultoría o diseño, Agile Kanban es tu mejor amigo para gestionar proyectos y tareas con múltiples clientes.
- BC (Tecnología): En el competitivo mundo de la tecnología, como BC, hemos encontrado en Kanban una herramienta fundamental para transformar su desarrollo de software y gestión de proyectos. Esta metodología japonesa ha demostrado ser mucho más que una simple técnica de gestión: es un catalizador de innovación y eficiencia. Además, responde a una necesidad crítica: optimizar procesos en un entorno tecnológico caracterizado por cambios constantes y demandas cada vez más complejas.
¿Cuándo Usar Kanban en la Bodega?
En la actualidad, la aplicación del método Kanban en la bodega ha dejado atrás las tarjetas de papel: ahora se aplica en las organizaciones mediante un sistema de gestión de bodegas (como Easy WMS) en combinación con sistemas de identificación automática como los códigos de barras o RFID. El método Kanban también se puede aplicar en empresas que trabajan con un inventario distribuido en varios centros de almacenaje.
- Kanban en bodegas de producción: la principal particularidad de las instalaciones que surten a fábricas es que manejan stocks clasificados como materias primas, semielaborados y productos acabados. Para controlar que no se produzca ninguna rotura de stock en el proceso productivo, es fundamental mantener un control de stock informatizado.
- Kanban en cadenas de suministro del retail: en este caso, la red logística está compuesta por bodegas (centrales y regionales) y tiendas físicas. Siguiendo el método Kanban, la demanda de los productos se registra en el punto de venta y, desde él, se generan las órdenes de reposición a las bodegas. Aquí el WMS funciona como un catalizador del reaprovisionamiento entre centros, puesto que contiene los datos globales de stock.
Aplicar el sistema Kanban tradicional con extensos inventarios distribuidos entre distintos centros y manejando un volumen muy alto de SKU resulta ineficiente debido a la creciente complejidad. Easy WMS cuenta con avanzadas funcionalidades para la gestión de stock integrada y permite operar con distintas reglas de reposiciones.
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